Расшифровка телефонных звонков

Расшифровка (стенограмма) телефонного разговора — это преобразование устной беседы между абонентами во время входящего или исходящего звонка в текстовый документ.

Технически этот процесс выглядит так:

• Два или больше абонента удаленно связываются друг с другом, используя специальные устройства (смартфон, умные часы, цифровая АТС, планшет).
• Для записи телефонной беседы заинтересованная сторона настраивает свой аппарат перед началом вызова.
• С первых секунд соединения заинтересованная сторона предупреждает собеседника, что ведется запись и получает на это согласие, либо не предупреждает — зависит от обстоятельств.
• По окончанию беседы и после нажатия кнопки «Отбой» разговор сохраняется в виде аудиодорожки в памяти устройства.
• Сохраненный звуковой файл можно скачать и расшифровать самостоятельно или переслать специалистам по транскрибации.

В каких случаях нужна расшифровка телефонных переговоров?

1. В журналистике:  для перевода в текст записи интервью или комментариев;
    
2. В интернет-магазинах, колл-центрах, диспетчерских службах для записи разговоров с клиентами. Также расшифровка требуется для выборочной проверки сотрудников или записей сервисов речевой аналитики. После накопления достаточной базы аудиофайлов руководители компании могут проанализировать переговорные сценарии, оценить эффективность скриптов продаж, сделать выводы относительно профессионализма сотрудников, их навыков коммуникации. На основании полученной информации можно провести дополнительное обучение персонала.
    
3. Для бизнеса: стенограммы требуются для записи рабочих совещаний, переговоров с сотрудниками, подрядчиками и партнерами. Зачастую постколл опросы (постсервисный обзвон клиентов) требуют выборочной расшифровки записи. Со  времен начала удаленной работы дистанционные коммуникации становятся новой корпоративной нормой.
    
4. В медицине: для станций скорой медицинской помощи. В диспетчерских вызовы пациентов записываются и хранятся некоторое время—это требование законодательства. На основании этих записей ведется внутренняя документация. Эти файлы имеют право запросить адвокаты пациента, который вызвал скорую, судебные и правоохранительные органы. Из-за обилия терминологии, сбивчивой  речи пациентов, посторонних шумов автоматическая расшифровка файлов не достигает нужного результата.
    
5. В маркетинге и продажах: для проведения различных кампаний.  Например, холодные звонки, социологические опросы, анкетирование лояльных клиентов, маркетинговые акции и, особенно, фокус-группы.
    
6. Для личных целей. Чтобы зафиксировать компрометирующие слова со стороны собеседника, обещания, договоренности, защитить собственные интересы, обеспечить свою безопасность.
    
7. В адвокатской практике и детективных расследованиях расшифровка звонков незаменима. Благодаря досудебной расшифровке, которую мы выполняем с заверением и надлежащим оформлением,  растут шансы выиграть дело. В аудио расшифровке описываются звуки, шум, в расшифровке видео звонка–действия людей, животных, расположение предметов, что позволяет предоставить в суд максимально достоверную информацию.

Стенограмма телефонного разговора — вопросы и ответы

1. Какой вид транскрибации лучше выбрать для звонков — ручную или автоматическую?

Несомненно, ручная расшифровка — более точная и аккуратная, даже если речь идет о непродолжительном разговоре.

Если расшифровка звонков в текст требуется для суда, для подтверждения факта переговоров или детективном расследовании — выбор очевиден:  только расшифровка с помощью профессиональных транскрибаторов. Нейросеть еще учится выполнять работу за людей и точность оставлять желать лучшего, так как словари, по которым она работает,  находятся в режиме пополнения. Никто не даст гарантий, что все факты изложены верно, не пропущены важные слова, звуки, качественно распознаны участники диалога. Вручную искать ошибки после автоматической расшифровки дело неблагодарное. Надо заново прослушать всю запись, что равносильно повторной расшифровке.

2. Можно ли обойтись без конвертации аудио в текстовую форму?

Конечно, можно потратить долгие часы на прослушивание многочасовых записей, но вряд ли это будет эффективно.

Первая причина: мозг лучше концентрируется на информации, когда читает, даже если человек считает себя аудиалом. В процессе бесконечного прослушивания звуковых дорожек можно на некоторое время незаметно для себя потерять бдительность и пропустить важный фрагмент.

Вторая причина: скольжение глазами по текстовому документу занимает существенно меньше времени, чем прослушивание записи от начала до конца даже в ускоренном режиме. В текстовом документе можно за несколько секунд найти нужные ключевые слова через функцию поиска ctrl + F, а затем визуально выделить значимые фрагменты, сделать заметку, расставить важные акценты.

Третья причина: для суда обязательно потребуется текстовая расшифровка записи. Принести аудио, видеозаписи в суд без расшифровки с подтверждением

3. Как правильно писать стенограмму?

Если речь идет о коммуникации между двумя абонентами сотовой связи с использованием распространенных телефонных моделей или устройств, то подготовка к записи не представляет сложности. Нужно открыть на устройстве приложение «Телефон», в разделе «Настройки» выбрать функцию «Автоматическая запись вызова» и выбрать, какие именно звонки хотелось бы записывать («Все номера» или «Из пользовательского списка»).

Еще более простой способ записи звонков — в начале входящего или исходящего вызова выбрать в меню кнопку REC, и разговор с определенным абонентом начнет записываться.

Совет: для качественной записи разговора выбирайте тот вид связи, где соединение лучше — минимум звуковых помех, внятная слышимость. Это может быть звонок через стандартную сотовую сеть, или через интернет-соединение и мессенджер.

Если же требуется записать телефонный разговор между несколькими участниками одновременно (больше трех абонентов), то к такому процессу следует предварительно подготовиться: приобрести и настроить специальное оборудование для конференц-связи — многоканальные системы записи звонков.

4. Как правильно оформить стенограмму?

Стенограмма звонков после расшифровки предоставляется клиенту в электронном виде, в формате Word, Excel, с выделением участников и тайм-кодами при необходимости. По желанию текст расшифровки может быть предоставлен на бумажном носителе с заверением  подписью и печатью Агентства «СВАН». Расшифровка телефонных звонков, переговоров в мессенджерах , в Zoom, Skype и других специализированных программах для суда заверяется в обязательном порядке.

5. Расшифровка звонков — это обязательная процедура?

Не на 100%. Люди и организации транскрибируют телефонные переговоры в первую очередь ради собственного удобства, экономии времени и эффективности рабочих процессов. В обязательном порядке требуется готовить стенограмму телефонного разговора для суда или следственных органов, когда одна из сторон беседы собирает доказательную базу, чтобы защитить себя в процессе судебных разбирательств. К этому вопросу надо отнестись с максимальной ответственностью, а именно:

• Прочитать, как сделать качественную запись телефонной беседы.
• Заказать транскрибацию аудиофайла у профессионалов.

Дополнительное преимущество сотрудничества с нашей компанией: мы можем заверить готовую стенограмму печатью и подписью директора агентства, что гарантирует точность, полноту и корректность расшифровки. Благодаря заверению стенограмма превращается в документ, который будет считаться полноценным доказательством и аргументом в процессе судебного производства.

Подробнее про расшифровку аудио и видео разговоров для суда читайте тут.