Последние события в мире изменили рабочий режим миллионов наёмных сотрудников умственного труда. Многие из них впервые в жизни начали работать удалённо. Командное взаимодействие тоже стало удаленным, и теперь связь между сотрудниками поддерживается с помощью виртуальных встреч, которые проводятся на платформах видеоконференций вроде Zoom Meetings, Skype Meeting или GoToMeeting.
В этой статье — советы, как правильно организовать и провести виртуальное совещание, чтобы все участники извлекли пользу из мероприятия.
Зачем записывать интернет-собрание?
Работать удаленно — очень сложно, ведь помимо непосредственных рабочих обязанностей приходится еще и быть домашним учителем, нянькой для своих детей, уборщиком и поваром, дома полно отвлекающих факторов. Неудивительно, что сотрудники могут опоздать на очередное собрание, отвлечься или вовсе пропустить в домашней суете. Запись и расшифровка виртуальных совещаний поможет вашим коллегам позже перечитать все поднятые вопросы и освежить информацию в памяти.
Кроме того, многим компаниям приходится менять методы работы, а значит, на рабочих встречах принимается больше решений и распоряжений, чем в привычном рабочем режиме. Лучше записать эти нововведения.
Советы, как эффективно провести удаленное совещание
1. Заранее разошлите повестку дня и правила встречи.
Повестка дня поможет сосредоточиться и не отвлекаться на лишние вопросы. Озвучьте планы: возможно, вы ожидаете проведения мозгового штурма, или получить информацию. В результате получится структурированное и продуктивное обсуждение.
Правила виртуальной встречи могут выглядеть так:
- Дресс-код, что сотрудник надевает на торс в той части, где его снимает видеокамера.
- Что должно быть на заднем плане. На платформе Zoom можно выбрать виртуальные обои, которые будут отображаться у вас за спиной. Загрузите картинку и разберитесь с настройками аккаунта.
- Позаботьтесь о достаточном освещении.
- Используйте гарнитуру или наушники.
- Прежде чем говорить, поднимите руку, отправьте сигнал или задайте вопрос в чате.
2. Запись каждой встречи.
Чтобы зафиксировать все обсуждения и план действий. Чтобы каждый присутствующий и отсутствующий участник был в курсе дел.
3. Предварительно объясните коллегам принцип работы платформы.
Существуют десятки платформ для видеоконференцсвязи, которые отличаются настройками. Вполне возможно, что ваши коллеги впервые пользуются этим сервисом. Поэтому, прежде чем начать собрание, объясните всем участникам, как использовать основные функции платформы: как включать и выключать звук, приостанавливать и начинать воспроизведение видео, как работает чат или функция голосования.
Поощряйте участников включать видео — это создает ощущение причастности. Но если участникам неудобно включать камеру, не заставляйте.
4. Отключить звук.
Когда встреча начнется, участникам рекомендуется отключить микрофон, когда они не говорят, чтобы снизить уровень фонового шума, и чтобы никто не перебивал говорящего. Ведь во время домашней конференции всякое может случиться, например, маленький ребенок неожиданно забежал в комнату и начал шуметь, или домашнее животное решило поиграть. Чтобы избежать таких неожиданностей, участники отключают микрофон, пока слушают, и включают звук, когда есть что сказать. Благодаря такому подходу никто не отвлекается от обсуждения.
5. Представить спикера.
Если к группе присоединяется хотя бы один незнакомый человек, рекомендуется начать встречу с взаимного знакомства: представить всех участников по именам и должностям.
Если участники знакомы между собой, не помешает кратко представиться, прежде чем начать говорить. Например: «Всем привет, это Иван». Это делается для того, чтобы во время расшифровки встречи было проще идентифицировать спикеров.
6. Будьте внимательны и никого не забудьте.
На виртуальных встречах людей сложнее заинтересовать, вовлечь и понять. Ведь вы видите только маленькие картинки на экране — сложнее улавливать визуальные сигналы.
Чтобы все участники чувствовали себя вовлеченными и понимали важные моменты, ведущий может делать паузы, спрашивать — есть ли какие-либо вопросы. Также стоит напоминать, что присутствующие могут использовать окно чата, чтобы задавать вопросы и делиться мыслями.
7. Транскрибируйте аудио встречи.
По окончанию виртуальной встречи преобразуйте аудиозапись в текст. Для этого воспользуйтесь сервисом автоматической расшифровки или поручите эту работу профессиональному транскрибатору. Далее разошлите стенограмму всем участникам собрания для изучения, использования в работе.
Как видите, виртуальные собрания при надлежащей подготовке и организации могут быть эффективны и результативны.
Источник: https://www.happyscribe.co/blog/record-and-transcribe-a-successful-virtual-meeting-during-covid-19/
