В бизнесе с помощью конференц-звонков обсуждаются разные важные вопросы и принимаются многие решения. Итого, совещания, проводимые с помощью многосторонней телефонной связи, лучше записывать. Следовательно, запись должна быть с отличным качеством звука для дальнейшей транскрибации.
Вот некоторые рекомендации, которые следует учитывать при планировании и проведении конференц-связи.
1. Выберите надежного поставщика услуг конференц-связи
Это вполне очевидный пункт, но многие люди забывают о такой важной детали. Ведь от используемого оборудования зависит качественная запись конференц-звонков и их дальнейшая транскрибация. Значит, нужен хороший поставщик.
При выборе поставщика услуг конференц-связи следует учесть много вещей: цена, затраты, и другие технические вопросы: сколько абонентов может подключиться одновременно, какой разработчик, какая технология используется. Выбор зависит от ваших задач. Например, вы планируете провести только десятиминутный звонок между четырьмя людьми и обсудить несущественные вопросы — тогда зачем заказывать самые дорогие решения? Выбирайте поставщика в зависимости от заявленных целей конференц-связи. Только не ожидайте качественных услуг при низкой стоимости или использовании бесплатных предложений. В конце концов, вы получаете то, за что платите.
2. Не отказывайтесь от старого доброго аналога
Конференц-связь можно провести, используя традиционные телефонные линии, либо с помощью VoIP (голосовая связь по IP-протоколу). По возможности выбирайте традиционные телефонные линии. Вы ничего не потеряете, даже если планируете провести интернет-конференцию, потому что некоторые сервисы предлагают довольно беспроблемную интеграцию аудиосигналов с телефона в веб-конференцию, в результате получается чистый звук для онлайн-мероприятия.
Даже с появлением оптоволоконных кабелей, которые значительно повысили надежность Интернета, сбои связи при этой технологии выше, особенно по сравнению с традиционным телефоном.
Конечно, IP-телефония стремительно развивается, но фактом остается то, что даже при мощном интернет-соединении по-прежнему возможны обрывы связи, слышно потрескивание, щелчки и другие подобные шумы цифровых звуковых сигналов. Такие шумы сильно мешают работе и, несомненно, снижают качество записи и расшифровки конференц-связи.
Если же нет другой возможности, кроме как использовать IP-телефонию, убедитесь в надежности интернет-соединения. Используйте кабель Ethernet для подключения вашего устройства к Интернету — это лучше, чем Wi-Fi.
3. Используйте стационарный телефон с гарнитурой
Лучше всего использовать стационарный телефон, а не мобильный или телефон с громкоговорителем. Мобильные телефоны, хотя и обеспечивают надежное соединение, всё еще уступают по качеству связи стационарным телефонам. К тому же стационарные телефоны приглушают большую часть фонового шума, в отличие от мобильников. А фоновые шумы усложняют работу расшифровщика.
Для еще лучшего качества связи подключите к разговорному устройству гарнитуру или наушники. Если вы находитесь во время телефонной конференции в шумном помещении, например, где-то рядом ведутся строительные работы, то с помощью хорошей гарнитуры или наушников можно приглушить фоновый шум и управлять уровнем громкости. Впрочем, не используйте Bluetooth-гарнитуру, проводные устройства более надежные.
4. Поищите тихое место
Попытайтесь найти самую тихую комнату для конференц-звонка. В офисе подойдет небольшое, закрытое, изолированное помещение, где никто рядом не болтает и не отвлекает.
Предварительно отключите шумящую аппаратуру рядом и повесьте на внешнюю сторону двери плакат или лист бумаги с просьбой к коллегам не мешать.
5. Управляйте громкостью звука
Изучите, как использовать опцию отключения или приглушения звука участников звонка. Эта функция будет вам полезна. Попросите всех собеседников на линии отключать звук, когда они не говорят. Так можно избежать неожиданного фонового шума, например, лая собак, мяуканья кошки, автомобильной сирены, завывания ветра, чужого крика. Такие звуки создают помехи для записи и усложняют расшифровку.
6. Не приближайтесь слишком близко к микрофону
Если поднести микрофон слишком близко к губам, то такие взрывные согласные буквы, как «П», «Б», «Т», «Д»… будут создавать довольно раздражающий звук. Чтобы избежать этого неудобства, отведите свой микрофон в сторону, а не прямо перед губами.
Отрегулируйте положение гарнитуры, пока не установите ее правильно, а во время разговора удерживайте ее одним или двумя пальцами, чтобы закрепить. Время от времени спрашивайте других участников, правильно ли вы их понимаете — это еще одна профилактическая мера против сбоев в записи или отражения звука.
7. Конвертируйте файл с высокой скоростью обработки
Не экономьте на размерах файла с записью. Выберите конвертацию вашего файла с максимально возможной скоростью обработки. Будьте уверены, чем выше скорость обработки данных в килобайтах, тем выше качество записи. Файлы .wav преобразуйте в более распространенный формат .mp3 для воспроизведения на компьютерах.
Используя эти советы, вы сможете делать профессиональные и высококачественные записи конференц-связи, а потом расшифровать аудио в текст и использовать эти материалы в рабочих целях. Главное — это качественное оборудование и умелое обращение.
Читайте также: Расшифровка аудиозаписей
Источник: https://www.transcriptionwing.com/tips-to-generate-high-quality-recordings-for-conference-call-transcriptions/
