Многие компании проводят конференции. Давайте разберемся, как записывать и как расшифровывать (транскрибировать) подобные мероприятия. Ведь чем лучше качество записи, тем ниже стоимость транскрибации, плюс расшифровка занимает меньше времени.
Что рекомендуется учесть
Для записи конференций, дебатов или семинаров лучше обратиться за помощью к профессионалам. Когда в больших помещениях много спикеров, или отдельные ораторы выступают с трибуны, важно чтобы запись была чистой и четкой.
Вполне возможно, что в конференц-зале, где вы будете проводить мероприятие, есть собственная техника для записи, и вам могут порекомендовать подходящих специалистов. Рассмотрите все возможные варианты, главное — не экономьте на качестве.
Предоставьте расшифровщику план мероприятий, список выступающих и представителей, а также любые презентации или раздаточные материалы от докладчиков. Также не помешают любые вспомогательные материалы о конференции — это поможет определить «ключевые слова», которые могут не использоваться спикерами, но будут характеризовать тему обсуждения. Конечно, дополнительные термины можно найти в интернете, но лучше по возможности обеспечить транскрибатора нужной информацией.
Сведите к минимуму фоновый шум. Речь идет о вибрации от динамиков, гудении кондиционера, ноутбука или другого оборудования. Слишком громкие фоновые звуки будут записаны и могут заглушить голоса ораторов.
Строго координируйте ход мероприятия, особенно, если речь идет о вопросах из зала. Бывает, что участники отклоняются от темы выступления, надо их прервать и перенаправить по плану.
Еще одна проблема — когда выступающие неразборчиво бормочут. Если слушатели не могут расслышать такую речь, то транскрибатор — тоже, несмотря на сложное записывающее оборудование. По недовольной реакции аудитории можно понять, что оратора плохо слышно. Бывали такие случаи, когда докладчик буквально шептал, но ведущий боялся его прервать, потому что это очень важная персона. В итоге запись получалась некачественной.
Дело в том, что люди не слышат собственные голоса, поэтому надо их просить говорить громче, отчетливей, медленнее. Ведь спикер нашел время, чтобы выступить на конференции. Значит, для него это важно. Конечно, он заинтересован в том, чтобы быть услышанным.
Попросите выступающих представиться, если для транскрибации важно идентифицировать личность. Например, во время сессий вопросов и ответов каждый спрашивающий скажет свое имя и название компании. Потом можно будет приписать отдельные вопросы конкретным ораторам, чтобы их вклад не был потрачен впустую.
Убедитесь, что вопросы или комментарии из зала тоже хорошо слышны. У некоторых людей в аудитории может быть тихий голос, или они начинают говорить до того, как им передадут микрофон — всё это не лучшим образом скажется на записи.
Убедитесь, что все присутствующие отключили мобильные телефоны. Если аудитория большая, то за всеми не уследишь, но можно хотя бы попросить об этом. Дело в том, что звук текстовых или голосовых сообщений не слышен человеческому уху, но записывающее оборудование улавливает это, в результате гудящий шум заглушит разговор. Причем, недостаточно перевести мобильные телефоны в режим «без звука» или «вибрации» — их необходимо отключить. Особенно это касается выступающих со сцены.
Поставьте транскрибатору точную задачу — что именно должно быть расшифровано. Возможно, надо включить в материал организационные вопросы или вступление председателя.
Помогите с разъяснениями. Выступающий может показывать аудитории фотографии, документы или другие визуальные материалы, которые не включены в презентацию. Хорошая идея — проговорить, что это такое или сделать заметку. Потому что такие детали можно забыть и не вспомнить, когда дойдет дело до анализа стенограммы.
Чего делать не стоит
Оставлять посуду возле микрофонов. Лучше, если спикеры будут пить чай или кофе во время перерыва. Стук чашек или стаканов по столу будет создавать помехи во время записи.
Держать окна открытыми. Даже летом окна должны быть закрыты. Шум от дорожного движения, строительных работ и самолетов повлияет на запись. Как вариант, можно использовать микрофон с шумоподавлением. Обычные микрофоны не фильтруют посторонние шумы, как человеческое ухо, а записывают всё подряд, и в первую очередь — громкие звуки.
Разрешать участникам дискуссии говорить друг с другом. В оживленной дискуссии несколько человек могут говорить одновременно. Проинформируйте их заранее, что в таком случае их речь затеряется. Если в пылу дебатов участники забудут об этом предупреждении и начнут перебивать друг друга, просто попросите каждого повторить свою речь по отдельности для записи.
Шелестеть бумагами или писать поблизости микрофона на столе. Микрофон перехватит источник ближайшего шума, и это заглушит речь.
Советы по записи
Используйте подходящее оборудование для записи. Лучше всего — цифровое. Такое оборудование обеспечивает превосходное качество звука с отчетливой слышимостью, что сокращает время расшифровки и снижает затраты. Впрочем, во многих конференц-залах всё еще используются аналоговые устройства для записи. Но аппаратура с несколькими микрофонами вполне может обеспечить высокое качество звучания. Идеальное решение — подключить шумоподавляющие микрофоны на сцене или петлички напрямую к записывающему оборудованию. А для аудитории использовать отдельные переносные микрофоны.
Разберитесь в настройках. В большинстве цифровых рекордеров настройки записи бывают от SHQ (высокое качество стерео) до LP (замедленное воспроизведение). Параметр SHQ — это произведение файлов самых больших размеров и лучшего качества. LP — это самое плохое качество. Хороший компромисс — формат HQ. Не жертвуйте качеством ради «легких» файлов.
Выберите в настройках рекордера самый высокий уровень качества без сжатия. Какая разница, сколько «весит» файл и сколько времени занимает его передача? Главное, что запись сделана в самом лучшем звучании. Для диктофона можно позволить более низкое качество звука. Но для интервью с несколькими участниками, для записи конференций, фокус-групп или собраний не может быть компромиссов.
Выберите подходящий уровень громкости и тип файла. Для диктовки достаточно 8000 кГц. Самый верхний предел диапазона — это 44,100 кГц, получаются безупречные записи, но файлы очень большого размера. Разберитесь, какой тип файлов совместим с вашим программным обеспечением для транскрибации — wav, dss, mp3, wma.
Протестируйте оборудование. На специализированных площадках это не проблема, до начала главного мероприятия там можно провести репетиции, пробные прогоны. Все сделанные тестовые записи слушайте через наушники — именно так запись услышит транскрибатор.
Убедитесь, что у всех выступающих есть отдельные микрофоны. Будь-то микрофон на трибуне, или петличный микрофон, или «булавка». Также проследите, чтобы во время выступления одного докладчика микрофоны остальных участников были выключены. Скорее всего, вам не нужны лишние звуки. Так, микрофоны-петлички хорошо улавливают голоса, но также и шуршание одежды. Поэтому используйте микрофон с шумоподавлением, который будет ограничивать количество фонового окружающего шума.
Для формата круглого стола или форумного обсуждения рекомендуется использовать один микрофон для одного или двух человек. Плохая идея — установить один микрофон на середину большого стола или передавать его по кругу. В результате запишется еще и скрежет. Чтобы подключить несколько микрофонов к рекордеру, понадобится микшерный пульт.
Чего при записи делать не стоит
Использовать в аудитории переносной рекордер. Стандартный магнитофон — это не лучшее решение для записи конференции, даже если вам кажется, что спикера с вашего места хорошо слышно. Такая аппаратура отлично записывает только ближайший шум: как вы шелестите бумагой, ваш сосед кашляет или чихает. Стоит ли говорить, что такую запись будет сложно расшифровать? Если вы гость, лучше свяжитесь с организаторами конференции и попросите у них копию записи для расшифровки. Если такой возможности нет, положите свой микрофон или записывающее устройство поближе к сцене. Но даже в таком случае качество записи будет неидеальное — будьте к этому готовы.
Использовать для записи конференций диктофон. Делать записи в большом шумном помещении без внешнего микрофона и подключения к профессиональной аппаратуре — это пустая трата времени. Не стоит использовать диктофон в той среде, для которой он не предназначен.
Записывать в шумной обстановке. Попросите выступающих подождать, пока зрители не замолчат. Фоновый шум в записи звучит более раздражающе, чем нам кажется на мероприятии. Внешний шум — это тоже помеха, особенно когда тихо звучат динамики. Например, из соседнего помещения доносятся звуки приготовления обеда. Стоит заранее уточнить, смогут ли организаторы предпринять какие-либо меры для минимизации этого неудобства.
Включать сигнал временных меток. В некоторых рекордерах есть функция вставки звукового сигнала через определенные промежутки времени. Лучше отключить ее. Потому что при каждом срабатывании этого сигнала глушатся голоса выступающих, что влияет на качество звука. Лучше вставить метки времени при расшифровке аудиозаписи.
Читайте также: Расшифровка аудиозаписей
Источник: http://www.ibtranscriptionservices.co.uk/guidconf.htm
