Статья о том, как быстро научиться составлять деловые письма и разные корпоративные документы — этот навык будет полезным для предпринимателей, руководителей бизнеса и наемных сотрудников. Вы сможете качественно писать не только деловые тексты, но и учебные материалы — рефераты, курсовые, эссе.
Как освоить деловой стиль письма
Начнем с главного — чтобы работать быстро, надо установить для себя временные рамки и заняться продуманным планированием.
Организация времени
Прежде всего, надо разобраться с временными рамками. Допустим, через полчаса вы должны отправить коммерческое предложение партнерам. Значит, уделите 10 минут на написание плана и сбор информации, 15 минут на составление основного текста и около 5 минут на вычитку, редактирование и окончательную доработку. Всегда распределяйте время на написание текста по следующей формуле: 20% времени потратьте на планирование, структурирование текста, 50% времени — на набор текста, и остаток времени уделите внимательной доработке.
Постарайтесь ответить на главный вопрос
Вы должны сначала сформулировать в голове основную идею — ответить на самый важный вопрос, и только потом приступать к написанию. Держите в голове ответ, так будет проще переносить мысли на бумагу, вы полностью сосредоточитесь на работе и сможете сформулировать дополнительные идеи. Если вам не хватает вдохновения, просто запишите мысли, которые приходят в голову первыми, и выберите те, которые подходят лучше всего.
Используйте онлайн-инструменты
В интернете можно найти разные сайты и сервисы, с помощью которых можно проверить написанный текст на орфографию, пунктуацию, подобрать синонимы, проверить слово в словаре, проверить склонение, сделать перевод, убрать тавтологию и прочее. С помощью таких инструментов качество вашего теста однозначно повысится.
Проведите исследовательскую работу
Чтобы написать серьезный документ, нужно опираться на факты и проверенные данные, поэтому не пренебрегайте исследовательской работой и поиском актуальной информации. Помните об ограничении — не больше 20% уделенного времени, поэтому не увлекайтесь исследованиями.
Посвятите 20% времени написанию плана
Если вы не знаете, с чего начать, составьте структуру статьи. Разбейте текст на 5 абзацев, включая введение и заключение. Каждый абзац должен содержать основную мысль, доказательства, резюме и плавный переход к следующему абзацу. Не забудьте о тезисе — постановке задачи. Ключевые предложения всех абзацев должны быть связаны с тезисом. Определите, какие должны быть ключевые мысли для каждого абзаца. Старайтесь составлять весомые, информативные и точные предложения. Обращайте внимание на каждое написанное слово, чтобы сократить время редактирования.
Составьте убедительное введение и заключение
В тезис можно добавить цитату или анекдот по теме, включить статистические данные. Также обратите внимание на плавные переходы. В выводе кратко изложите информацию из вступления и обоснуйте свою точку зрения.
Посвятите 40% времени написанию остальной части текста
Теперь пришло время написать второстепенную информацию и доказательства к ключевым утверждениям. Убедитесь, что вы суммируете все абзацы и соединяете их вместе. Это важный этап составления текста, однако, не стоит тратить на эту работу больше 40% своего времени.
Уделите время проверке
Далее следует вычитать и исправить окончательный вариант. Проверьте следующее: общую структуру, тезис, а также основные предложения во всех абзацах. Убедитесь, что текст выглядит профессионально, серьезно и логично. Исправьте все ошибки или опечатки.
Благодаря перечисленным советам и хитростям ваши письменные работы будут выглядеть безупречно, а вы будете выглядеть серьезным и грамотным человеком в глазах коллег, деловых партнеров, клиентов, преподавателей и других адресатов.
Источник: https://www.interbasket.net/news/how-to-improve-your-writing-skills-to-efficiently-complete-your-business-courses/30163/
